Praktijkvoorbeeld
Hoeveel uren loop je mis op een interieurproject als je de nacalculatie ernaast legt?
Een interieurproject voelt geslaagd zolang de klant tevreden is en de factuur betaald wordt. Pas als je de geschreven uren naast de begrote uren legt, zie je of je er ook aan verdiend hebt. Hieronder loopt een geschetst project van voorcalculatie naar nacalculatie, post voor post, met de plekken waar de uren in de praktijk verdwijnen.
Het project in dit voorbeeld
Om concreet te kunnen worden, schetsen we een opdracht die veel interieurbouwers herkennen. Let op: dit is een voorbeeld dat wij hebben opgesteld om de methode te laten zien, geen klantverhaal en geen meting bij een bestaand bedrijf. De bedragen laten we bewust weg, omdat elke werkplaats andere tarieven en andere inkoopprijzen heeft.
De opdracht: een keukenblok met een eilandtafel, een aangrenzende kastenwand tot aan het plafond en twee losse fronten die om een bestaande installatie heen moeten. Materiaal: gelakt plaatmateriaal voor de kasten, massief eiken voor het blad en een stalen frame onder het eiland. Levertijd zes weken, montage bij de klant thuis, in een woning die tijdens de klus nog wordt afgebouwd.
Wat er in de voorcalculatie stond
De voorcalculatie was netjes opgebouwd: een materiaalstaat op basis van de werktekening, uren per werksoort, machinetijd voor het plaatwerk en een post montage. De offerte ging weg met een marge waar de werkplaats mee kon leven.
Dat is precies waarom nacalculatie zin heeft. Niet omdat de voorcalculatie slordig was, maar omdat een goed opgebouwde begroting nog steeds op vaste plekken systematisch afwijkt. Die plekken zijn per werkplaats verrassend stabiel, en dat maakt ze bruikbaar.
Post voor post: waar de uren weglopen
Inmeten en werkvoorbereiding
Inmeten wordt vaak als één bezoek begroot, terwijl het er in een woning die nog wordt afgebouwd meestal twee of drie zijn: één om te meten, één om te controleren nadat de vloer erin ligt, en soms één om de installatie na te lopen. Daarbij komt de tekenkamer: elke wijziging in de maatvoering betekent dat de onderdelenlijst opnieuw langs moet.
Bij de nacalculatie is dit doorgaans de post met de grootste relatieve afwijking, en tegelijk de post die het minst wordt geschreven, omdat het werk buiten de werkplaats en tussen de bedrijven door gebeurt.
Zagen, kanten en machinewerk
Het pure machinewerk is meestal het meest voorspelbaar. Wat er niet in staat is de insteltijd per bewerking: aanslagen zetten, gereedschap wisselen, een programma inladen, een proefstuk maken. Bij een project met veel afwijkende maten en kleine aantallen staat daar echt tijd tegenover.
Ook het snijverlies wijkt af zodra de nerfrichting van het decor vastligt. Op de tekening past het optimaal; op de zaag draai je een paar delen niet, en daar gaat je plaatindeling. Wat een uur machinetijd werkelijk kost, en waarom je dat los van je uurtarief moet rekenen, staat in het artikel over wat een draaiend machine-uur in je eigen werkplaats kost.
Afwerking
Schuren, plamuren, kantenwerk, ontbramen van het stalen frame, spuiten, drogen, nalopen: het is onzichtbaar werk dat aan het eind van het project zit, wanneer de tijd al krap is. Bij massief eiken komt er nog een dimensie bij, omdat je op materiaal werkt dat je niet kunt overspuiten als het misgaat.
De afwerkuren worden bij nacalculatie bijna altijd hoger dan begroot. Niet omdat er langzaam is gewerkt, maar omdat de begroting het aantal handelingen onderschat en niet de duur van één handeling.
Montage op locatie
Op locatie gelden de wetten van de bouw en niet die van de werkplaats. Je wacht op de stukadoor, de lift is bezet, de vloer is nog nat, de aansluiting zit tien centimeter verkeerd. Wie montage als een blok uren begroot, mist de wachttijd, het passen en meten en het tweede bezoek.
Reken reistijd en kilometers apart. Voor de kilometers is er een bruikbaar ijkpunt: sinds 1 januari 2024 mag je 0,23 euro per kilometer onbelast vergoeden. Dat zegt niets over wat een rit jou kost, maar het geeft je een vast bedrag om de vervoerskant van montage in de calculatie mee te nemen.
Meerwerk dat wel is gedaan maar niet is geschreven
In een woning die nog wordt afgebouwd, ontstaan wijzigingen vanzelf: een extra uitsparing, een aangepaste sokkel, een verplaatst stopcontact dat een front verandert. Als daar geen regel van wordt gemaakt, verdwijnen die uren in de post montage en zie je bij de nacalculatie een overschrijding die eigenlijk geen overschrijding is.
Dat is precies de reden om meerwerk apart te administreren en niet uit coulance mee te laten lopen. Wat de wet daarover vraagt, staat in het stuk over wat je bij meerwerk in een maatwerkopdracht moet vastleggen.
Materiaal: bonnen naast de materiaalstaat
Bij de materiaalkant gaat het zelden om vergeten posten en meestal om drie andere dingen. Ten eerste de prijs op het moment van inkoop, die kan afwijken van de prijs waarmee je calculeerde. Ten tweede de hoeveelheid: één plaat extra omdat er een beschadiging in zat. Ten derde de kleine spullen, van schroeven en lijm tot schuurpapier en spuitbussen, die per project niet worden geboekt maar wel op de rekening staan.
Leg bij de nacalculatie de bonnen van dit project bij elkaar en tel ze op per materiaalgroep. Vergelijk dat totaal met de materiaalstaat uit de voorcalculatie. Zit het verschil in de prijs, in de hoeveelheid of in het kleingoed? Elk van die drie vraagt om een andere maatregel.
Zo richt je de nacalculatie in zonder dat het een klus wordt
Nacalculatie strandt meestal niet op onwil maar op moeite. Als je na oplevering alle gegevens bij elkaar moet zoeken, gebeurt het één keer en daarna nooit meer. De oplossing zit in het begin van het project, niet aan het eind.
- Gebruik dezelfde postindeling in je urenregistratie als in je calculatie. Zonder dezelfde namen wordt vergelijken handwerk.
- Laat uren per werksoort schrijven, niet per project. Vier of vijf werksoorten zijn genoeg, meer wordt niet volgehouden.
- Koppel bonnen meteen aan het projectnummer. Een foto van de bon op de dag zelf scheelt later een halve dag zoeken.
- Maak van elke wijziging een aparte regel, ook als je besluit er niets voor te rekenen. Dan zie je in elk geval wat je hebt weggegeven.
- Plan de nacalculatie in als afspraak met jezelf, binnen twee weken na oplevering, zolang iedereen zich het project nog herinnert.
| Post | Vraag die je stelt | Waar het antwoord staat |
|---|---|---|
| Inmeten en tekenwerk | Hoeveel bezoeken en tekenrondes waren het echt? | Agenda en urenregistratie |
| Machinewerk | Hoeveel insteltijd zat er per bewerking in? | Werkbriefjes van de machine |
| Afwerking | Hoeveel handelingen waren er meer dan begroot? | Urenregistratie per werksoort |
| Montage | Hoeveel wachttijd en hoeveel ritten waren er? | Montagebriefjes en kilometers |
| Materiaal | Zit het verschil in prijs, aantal of kleingoed? | Bonnen naast de materiaalstaat |
| Meerwerk | Wat is gedaan en wat is daarvan gefactureerd? | Wijzigingsregels met akkoord |
Wat je met de uitkomst doet
De verleiding is groot om na een tegenvallende nacalculatie je tarief te verhogen. Dat is meestal het verkeerde antwoord op de goede vraag. Als de afwijking in één of twee posten zit, verhoog je met een algemeen hoger tarief ook de prijs van het werk dat wel klopte, en verlies je opdrachten die je had willen hebben.
Werk in plaats daarvan met kengetallen per post. Wijkt inmeten structureel af, dan pas je de norm voor inmeten aan. Loopt de afwerking bij massief hout uit de pas, dan krijgt massief hout een eigen norm. Na drie of vier nacalculaties heb je een set normen die van jouw werkplaats is en niet uit een handboek komt.
Zit de afwijking wel in het tarief zelf, bijvoorbeeld omdat je vaste lasten al jaren niet zijn nagerekend, dan is dat een aparte oefening. De opbouw daarvan staat in de gids over een uurtarief dat je vaste lasten en onbetaalde uren echt dekt.
Eén project zegt weinig, drie projecten zeggen genoeg
Een enkele nacalculatie kan door een ongelukkige samenloop vertekend zijn: een zieke medewerker, een leverancier die te laat was, een klant die driemaal van gedachten wisselde. Pas als je drie vergelijkbare projecten naast elkaar hebt gelegd, zie je welk deel van de afwijking structureel is.
Kies daarvoor bewust je grotere projecten en niet je makkelijkste. Op de grote klussen zit je risico, en daar levert de oefening het meeste op.
Conclusie: nacalculeren is niet terugkijken maar scherper begroten
De vraag uit de titel laat zich niet met één getal beantwoorden, en iedereen die dat wel doet, verkoopt je iets. Wat je wel kunt weten, is waar bij jou de uren weglopen: bij inmeten, bij insteltijd, bij afwerking, bij montage of bij meerwerk dat nooit een regel werd. Dat weet je alleen als voorcalculatie en urenregistratie dezelfde posten gebruiken.
Daar is de projectcalculatie van Maatwerkcalculatie op ingericht: dezelfde postindeling voor begroten en schrijven, meerwerk als eigen regel, en na oplevering een overzicht dat begroot en werkelijk naast elkaar zet. Hoe die opzet tot stand is gekomen, vertelt Jimenez Julien op de auteurspagina. Wil je één afgerond project van jezelf een keer op deze manier doorrekenen, vraag dat dan aan via het contactformulier; je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.
