Wat moet je volgens de wet vastleggen als je meerwerk bij een maatwerkopdracht rekent?

Bij maatwerk is meerwerk eerder regel dan uitzondering: een extra lade, een andere greep, een uitsparing die pas op de bouw zichtbaar wordt. Of je die uren ook betaald krijgt, hangt minder af van je goede recht dan van wat je op het juiste moment hebt vastgelegd. Hieronder staat wat het Burgerlijk Wetboek van je vraagt, en hoe je dat zonder papierwinkel in je calculatie verwerkt.

Wat meerwerk juridisch is, en wat het niet is

Meerwerk is een uitbreiding of wijziging van het werk dat je had aangenomen. De opdrachtgever wil iets anders, iets erbij of iets zwaarder uitgevoerd, en daardoor gaan jouw kosten omhoog. Zolang je binnen de oorspronkelijke opdracht blijft, is er geen meerwerk, hoe druk je het ook hebt gehad.

Dat onderscheid is scherper dan het in de werkplaats voelt. Drie situaties worden in de praktijk door elkaar gehaald, terwijl ze juridisch en financieel niets met elkaar te maken hebben.

Drie dingen die op elkaar lijken

• Echt meerwerk: de opdrachtgever vraagt om een wijziging, of de omstandigheden op locatie vragen om extra werk dat niet in de opdracht zat. Dit mag je in rekening brengen, mits je de spelregels volgt.
• Je eigen misrekening: je had de kastenwand te krap begroot of de afwerkuren te laag ingeschat. Dat is geen meerwerk maar een calculatiefout, en die kun je niet doorschuiven naar de klant.
• Herstel van eigen werk: een verkeerd geboord gat, een kras in het front, een deur die klemt. Dat komt voor jouw rekening en hoort ook niet als meerwerkregel in je project te staan, want dan verdwijnt het uit je kwaliteitscijfers.

Wie deze drie in dezelfde pot gooit, verliest twee dingen tegelijk: het zicht op de vraag waar zijn calculatie structureel afwijkt, en de geloofwaardigheid van de meerwerkregels die wel terecht zijn. Welke van die afwijkingen het vaakst voorkomen, staat in het overzicht van rekenfouten die je marge kosten zonder dat je het merkt.

Artikel 7:755 BW: eerst wijzen op de noodzaak, dan pas rekenen

De kern van de regeling staat in artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek. Wil je door een toevoeging of wijziging een hogere prijs vorderen, dan moet je de opdrachtgever tijdig hebben gewezen op de noodzaak van die prijsverhoging. Doe je dat niet, dan blijft de oorspronkelijke prijs staan, ook al heb je het werk keurig uitgevoerd.

Op die regel bestaat één uitzondering: als de opdrachtgever de noodzaak van de verhoging zelf had moeten begrijpen, hoef je hem daar niet apart op te wijzen. Vraagt iemand om massief eiken in plaats van gefineerd plaatmateriaal, dan mag je aannemen dat hij snapt dat dit geld kost.

Leun daar in de praktijk niet op. De uitzondering is bedoeld voor het evidente geval, en achteraf discussieert het lastig over wat iemand had moeten begrijpen. Een korte bevestiging kost je twee minuten en haalt de discussie uit het traject.

Wat "tijdig" in de werkplaats betekent

Tijdig betekent: voordat je het werk uitvoert, niet bij de eindafrekening. Het doel van de bepaling is dat de opdrachtgever nog kan kiezen. Hij moet kunnen zeggen: doe maar niet, doe het anders, of doe het wel maar dan schrap ik iets anders.

Praktisch betekent dat dus ook dat een wijziging die je op donderdag bedenkt en op donderdag uitvoert, op donderdag moet worden bevestigd. Een bericht met de regel, het bedrag en de gevolgen voor de planning is voldoende; er is geen vormvereiste dat om een notariële akte vraagt.

Werk je voor een consument, dan komt er een schriftelijkheidseis bij

Is je opdrachtgever een particulier, dan geldt daarnaast artikel 7:752 lid 2 BW. Meerwerk moet dan schriftelijk worden overeengekomen, met opnieuw de uitzondering voor het geval waarin de opdrachtgever de noodzaak zelf had moeten begrijpen.

Voor de meubelmaker die keukens, kasten en badkamermeubels bij mensen thuis plaatst, is dat de belangrijkste regel van dit hele artikel. Juist daar ontstaan wijzigingen mondeling, tussen de bedrijvigheid door, met de klant die naast je staat en enthousiast knikt.

Schriftelijk hoeft geen contract te zijn. Een e-mail met de omschrijving en de prijs waarop de klant "akkoord" antwoordt, is schriftelijk. Een bericht in een chatprogramma dat je bewaart en kunt terughalen, in de meeste gevallen ook. Wat je niet kunt terughalen, bestaat in een geschil niet.

Wat je per wijziging vastlegt

Een meerwerkregel die later niemand hoeft uit te leggen, bevat steeds dezelfde gegevens. Houd deze acht aan en je hebt zowel je administratie als je bewijspositie op orde.

1. Datum van het verzoek en de naam van degene die het vroeg.
2. Een omschrijving in gewone taal: wat wordt er precies anders of extra gemaakt.
3. De aanleiding: wens van de opdrachtgever, afwijking op locatie, of een keuze die tijdens de uitvoering nodig bleek.
4. Het extra materiaal, met hoeveelheid en inkoopprijs.
5. De extra uren per werksoort, en de extra machinetijd als die er is.
6. De prijs, met vermelding of die inclusief of exclusief btw is.
7. Het gevolg voor de planning en voor de opleverdatum.
8. Het akkoord van de opdrachtgever, met datum en de vorm waarin het is gegeven.

Deze acht punten passen op een half A4. Het verschil tussen een werkplaats die meerwerk betaald krijgt en een die dat niet doet, zit zelden in de juridische kennis en bijna altijd in de vraag of dit half A4 bestaat.

Van meerwerkregel naar een factuur die aan de eisen voldoet

Meerwerk verdwijnt vaak als losse regel op een eindfactuur, zonder eigen omschrijving. Dat is jammer, want de factuureisen dwingen je juist tot de precisie die je later helpt. Een factuur bevat onder meer de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving en hoeveelheid van wat je hebt geleverd, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Vermeld het meerwerk daarom als eigen regel of als eigen factuur, met verwijzing naar de datum van het akkoord. Voor de btw geldt gewoon het tarief dat op je werk van toepassing is: het algemene tarief van 21 procent, of het verlaagde tarief van 9 procent waar dat opgaat. Pas je de kleineondernemersregeling toe, met de omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, dan breng je geen btw in rekening en trek je ook geen voorbelasting af; dat geldt net zo goed voor meerwerk als voor het hoofdwerk.

Hoe lang je het bewaart, en waarom langer dan je denkt

Voor je administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. Dat is de fiscale kant. De civiele kant loopt verder door: een rechtsvordering wegens een gebrek verjaart twee jaar nadat de opdrachtgever heeft geprotesteerd, en het recht vervalt in beginsel twintig jaar na oplevering.

Voor meerwerk betekent dat concreet: de omschrijving van wat je hebt gemaakt, is niet alleen een factuurbijlage maar ook je verdediging als er jaren later iets over dat onderdeel wordt gezegd. Een dossier waarin per wijziging staat wat er is afgesproken, met welk materiaal en op welke datum, is dan meer waard dan een map met bonnen.

Klantgegevens en de AVG

In je meerwerkdossier staan namen, adressen, telefoonnummers en soms foto's van iemands woning. Dat zijn persoonsgegevens en daarmee valt je administratie onder de AVG. Houd je verwerkingsregister bij op grond van artikel 30 AVG; de uitzondering voor kleinere organisaties valt in de praktijk bijna altijd weg, omdat de verwerking niet incidenteel is. Werk je met een softwareleverancier, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij volgens artikel 28 AVG.

Als het meerwerk uiteindelijk niet betaald wordt

Ook een correct vastgelegde meerwerkregel wordt weleens niet voldaan. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 hoogstens 30 dagen hanteren.

Bij een consument moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van veertien dagen voordat je incassokosten mag berekenen. Die kosten volgen daarna een wettelijke staffel met een minimum van 40 euro. Werk je met een aanbetaling en termijnen, dan is meerwerk het moment om de volgende termijn opnieuw te ijken, in plaats van alles op de eindafrekening te laten aankomen.

Meerwerk bij een zakelijke en bij een particuliere opdrachtgever

Onderwerp	Zakelijke opdrachtgever	Consument
Waarschuwen voor prijsverhoging	Verplicht op grond van artikel 7:755 BW	Verplicht op grond van artikel 7:755 BW
Vorm van de afspraak	Vormvrij, schriftelijk sterk aan te raden	Schriftelijk vereist, artikel 7:752 lid 2 BW
Betaaltermijn	Standaard 30 dagen, maximaal 60 dagen afspreekbaar	Standaard 30 dagen
Incassokosten	Volgens de wettelijke staffel	Pas na kosteloze aanmaning met veertien dagen termijn

Meerwerk in je calculatie zetten in plaats van ernaast

De administratieve kant lukt pas echt als het meerwerk in dezelfde calculatie zit als het hoofdwerk. Zit het in een los mapje of in een tweede sheet, dan zie je nooit wat het project als geheel heeft gedaan met je marge, en verdwijnt de wijziging bij de eindafrekening uit het zicht.

Praktisch werkt het zo: elke wijziging krijgt een eigen regel met eigen materiaal, eigen uren en een eigen prijs, en die regel telt mee in het totaal. Onder de calculatie zie je vervolgens wat de oorspronkelijke opdracht opleverde en wat het meerwerk daaraan toevoegde. Als je die twee getallen naast elkaar ziet, blijkt vaak dat het meerwerk de klus rendabel maakte, of juist dat het de uren opat.

Wil je die uitkomst na afloop toetsen, leg dan de geschreven uren naast de begrote uren. Hoe zo'n vergelijking eruitziet, is uitgewerkt in het artikel over de uren die je op een interieurproject misloopt. En wil je voorkomen dat je meerwerkafspraken pas achteraf ontdekt, loop dan je offerte na met de controlelijst voor een maatwerkofferte, waarin de wijzigingsprocedure een vast blok is.

Conclusie: vastleggen is goedkoper dan gelijk krijgen

De wet vraagt weinig ingewikkelds van je: wijs op tijd op de noodzaak van de prijsverhoging, leg bij een consument de afspraak schriftelijk vast, factureer met een duidelijke omschrijving en bewaar het geheel. Het probleem is nooit de regel maar het moment: middenin de uitvoering, met de klant naast je, is de verleiding groot om het later te regelen.

Daarom is de meerwerkmodule van Maatwerkcalculatie zo opgezet dat een wijziging in dertig seconden een eigen regel met materiaal, uren en prijs wordt, inclusief een plek voor het akkoord en de datum. Waarom het pakket precies op dit punt streng is, licht Jimenez Julien op zijn auteurspagina toe. Wil je zien hoe je eigen laatste meerwerkdiscussie er in het pakket had uitgezien, vraag dan een demo aan via het contactformulier; je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.