In welke volgorde werk je een werktekening uit tot een calculatie en een offerte?

Een werktekening is nog geen prijs. Tussen de laatste maatlijn en de verstuurde offerte zit een reeks stappen die je in dezelfde volgorde moet nemen, anders reken je een onderdeel dubbel of vergeet je een bewerking. Dit stappenplan loopt die volgorde af, van de eerste blik op de tekening tot het moment dat je de calculatie archiveert.

Waarom de volgorde uitmaakt

Wie meteen bij de prijs begint, rekent achterstevoren. Je hebt dan een bedrag in je hoofd en zoekt daar posten bij, in plaats van andersom. Het resultaat is een offerte die klopt met je gevoel en niet met je werkplaats.

De volgorde hieronder heeft een simpele logica: eerst vaststellen wat er gemaakt moet worden, dan waarvan, dan hoe, dan hoe lang, en pas daarna wat het mag opbrengen. Elke stap levert de invoer voor de volgende. Sla je er een over, dan mist de stap erna zijn basis en ga je schatten.

Stap 1: leg de uitgangspunten van de tekening vast

Voordat je iets telt, noteer je waar je mee werkt. Welke tekening, welke revisie, welke datum. Bij maatwerk verandert een tekening zelden één keer, en een calculatie die op een oude revisie is gebaseerd, is een offerte die je later niet kunt verdedigen.

Leg in dezelfde stap de aannames vast die niet op de tekening staan maar wel geld kosten:

• wie levert wat: is het beslag, de steen of de apparatuur van jou of van de opdrachtgever;
• welke ondergrond en welke wandopbouw je op de montageplek verwacht;
• of er nog ingemeten moet worden en op wiens risico de maten zijn;
• welke afwerkingsgraad is afgesproken, want een zichtzijde en een binnenkant zijn niet hetzelfde werk;
• hoe de aanvoer op locatie loopt: trap, lift, parkeervergunning, beperkte venstertijden.

Deze aannames komen letterlijk terug in je offerte. Wat je hier niet opschrijft, staat straks niet in de tekst en wordt bij discussie jouw probleem.

Stap 2: maak de onderdelenlijst

Nu tel je de tekening leeg. Elk onderdeel krijgt een regel met een naam, een aantal, de netto maten en het materiaal. Werk van groot naar klein: eerst de korpussen of de frames, dan de fronten, dan de legborden, dan het beslag en de bevestiging.

Twee vuistregels houden deze lijst bruikbaar. Nummer je onderdelen zo dat je ze in de werkplaats terugvindt op de zaaglijst. En noteer bij elk onderdeel de nerfrichting of walsrichting, want die bepaalt straks hoeveel je uit een plaat haalt.

Vergeet de onzichtbare onderdelen niet

De posten die het vaakst ontbreken zijn de delen die niemand ziet: achterwanden, stelregels, klossen, verstevigingen, montagelatten, afdekkappen en stelvoeten. Ze kosten weinig materiaal en veel tijd, en juist daarom zijn ze de moeite van het opschrijven waard.

Stap 3: zet de onderdelenlijst om in een materiaalstaat

De onderdelenlijst gaat over stuks, de materiaalstaat over inkoop. Hier reken je netto maten om naar bruto materiaal: hoeveel platen, hoeveel strekkende meters, hoeveel kilo staal, hoeveel liter lak.

Drie dingen horen in deze stap thuis:

1. Snijverlies. Reken per plaat wat er werkelijk uit komt, inclusief de zaagsnede en de randen die je afzaagt. Bij massief hout ligt het verlies hoger dan bij plaatmateriaal, bij smalle delen hoger dan bij brede.
2. Inkoopeenheden. Je koopt geen halve plaat en geen deel van een rol kantenband. Rond af op wat de leverancier verkoopt en houd de restanten apart bij.
3. Prijspeil. Noteer de datum en de bron van elke materiaalprijs. Een prijs van vier maanden geleden is bij plaatmateriaal en staal geen prijs meer.

Restanten zijn geen winst tot je ze gebruikt. Zet ze in je voorraad met maat en soort, en waardeer ze pas af als ze in een volgend project terugkomen.

Stap 4: bepaal de bewerkingen per onderdeel

Loop nu je onderdelenlijst nog een keer af en zet achter elk onderdeel welke bewerkingen het ondergaat. Zagen, kanten, boren, frezen, profileren, lassen, slijpen, schuren, gronden, spuiten, verlijmen, monteren.

Deze stap is saai en levert het meeste op. Bewerkingen die je hier niet opschrijft, komen in geen enkele urenregel terecht. Vooral afwerking wordt vergeten: ontbramen, tussenschuren, een tweede laklaag, kitwerk en het schoonmaken voor transport.

Groepeer per werksoort

Tel de bewerkingen op per werksoort, niet per onderdeel. Je rekent immers met een tarief per werksoort: bankwerk, machinaal, lassen, spuiten en montage hebben elk hun eigen tarief. Hoe je die tarieven opbouwt, staat in de gids over het berekenen van een dekkend uurtarief.

Stap 5: splits machinetijd van manuren

Bij bewerkingen op een machine lopen twee kosten door elkaar: de tijd van de persoon en de tijd van de machine. Zet ze als aparte regels neer, met per machine een eigen tarief dat afschrijving, onderhoud, keuringen en energie dekt.

Onderscheid daarbij insteltijd van draaitijd. Insteltijd reken je één keer per serie, draaitijd per stuk. Draait de machine onbemand door, dan telt de machinetijd wel en de manuren niet.

Stap 6: tel de projectposten erbij

Tot hier heb je het product gecalculeerd. Nu komt het project erbij: alles wat je doet zonder dat er zaagsel valt. In de praktijk is dit de grootste bron van verdwenen uren.

• tekenwerk, werkvoorbereiding en het maken van de zaaglijst;
• inmeten op locatie, inclusief de rit erheen;
• inkoop, bestellen, ontvangen, controleren en opslaan;
• transport en beladen, met het aantal ritten dat je echt nodig hebt;
• montage, stellen, afkitten en de laatste afregeling;
• oplevering, opleverpunten en de rit om ze te verhelpen;
• afvoer van verpakking en restanten.

Voor de kilometers geldt dat je ze zichtbaar maakt in de calculatie. De onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt sinds 1 januari 2024 0,23 euro per kilometer; dat is een fiscale grens en geen kostprijs, dus reken voor je bus met wat hij werkelijk kost en houd de fiscale regel apart.

Stap 7: zet risico en toeslagen erin, met naam en toenaam

Maatwerk kent onzekerheden. Zet ze als zichtbare regel in je calculatie, niet als een vaag opslagpercentage bovenop het geheel. Een risicoregel die je kunt uitleggen, blijft bij onderhandeling staan; een anoniem percentage sneuvelt als eerste.

Denk aan een scheve wand die stelwerk vraagt, een levertijd die je materiaal langer laat liggen, of een goedkeuringsronde die extra revisies oplevert. Spreek af hoeveel revisies in de prijs zitten en wat een volgende kost.

Stap 8: kijk naar de marge voordat je de prijs opschrijft

Nu pas komt de prijs in beeld. Tel de kostprijs op: materiaal, manuren per werksoort, machine-uren, projectposten en risico. Zet daar je opslag op en kijk wat de marge in euro's en in procenten wordt.

Stel voor jezelf een ondergrens vast en toets die per project. Zakt de calculatie eronder, dan heb je drie keuzes: het ontwerp vereenvoudigen, een bewerking uitbesteden, of de opdracht niet doen. Dat laatste is een volwaardige uitkomst, en veel goedkoper dan een project dat een half jaar aan je werkplaats hangt.

Werk je nog in een spreadsheet, let dan op de bekende valkuilen bij formules en versies. Die staan op een rij in de vergelijking tussen een eigen calculatiesheet en calculatiesoftware.

Stap 9: schrijf de offerte op basis van de calculatie

De offerte is de vertaling van je calculatie naar de taal van de opdrachtgever. Neem er in elk geval in op wat je levert, wat je uitdrukkelijk niet levert, en welke aannames uit stap 1 gelden.

Verder horen erin: het btw-tarief dat je toepast, het algemene tarief van 21 procent of het verlaagde tarief van 9 procent; de geldigheidsduur van je prijs; de betalingsafspraak, waarbij de wettelijke betaaltermijn standaard 30 dagen is en tussen bedrijven maximaal 60 dagen mag worden afgesproken; en een meerwerkbepaling.

Die meerwerkbepaling is geen formaliteit. Artikel 7:755 BW bepaalt dat je alleen een prijsverhoging kunt vorderen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak daarvan, tenzij die de noodzaak zelf had moeten begrijpen. Is je opdrachtgever consument, dan moet meerwerk op grond van artikel 7:752 lid 2 BW schriftelijk zijn overeengekomen.

Stap 10: archiveer de calculatie en plan de nacalculatie

Bewaar de calculatie bij het projectdossier, met de revisie van de tekening waarop hij is gebaseerd en de datum van je materiaalprijzen. Je administratie bewaar je toch zeven jaar, dus doe dat op een manier waarop je het jaar erna nog iets terugvindt.

Plan meteen het moment waarop je de nacalculatie maakt. Zonder die terugkoppeling blijven je aannames staan, ook als de werkelijkheid er al lang van afwijkt. Voordat de offerte de deur uitgaat, loop je hem nog eenmaal na met de checklist voor het controleren van een maatwerkofferte.

Conclusie: een vaste volgorde levert een prijs die je kunt uitleggen

Tekening, onderdelenlijst, materiaalstaat, bewerkingen, machinetijd, projectposten, risico, marge, offerte, archief. Tien stappen in een vaste volgorde, waarbij elke stap de invoer voor de volgende levert. Wie zo werkt, komt uit op een prijs die uit posten bestaat en niet uit een gevoel, en die daardoor bij onderhandeling overeind blijft.

Deze volgorde is de opbouw van het calculatiepakket van Maatwerkcalculatie: van onderdelenlijst en materiaalstaat naar uren, machinetijd en de marge onderaan de offerte. Wie erachter zit en hoe hij naar calculeren kijkt, lees je op de pagina over Jimenez Julien. Wil je een eigen tekening een keer samen doorrekenen tot en met de offerte, vraag dan een demo aan via het contactformulier; je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.